Вход twitter
Информационные технологии
Современное информационное пространство: новые возможности,
делающие жизнь и обучение более интересными и увлекательными.
Автоматизация деятельности учебных заведений

В России наступил качественный перелом: получило общественное признание положение о том, что управление электронным документооборотом — одна из основных частей информационной системы любого предприятия. Теперь руководители предприятий четко понимают, что внедрение системы документооборота означает не только наведение порядка в документах, но является сильным экономическим фактором.  

 
На российском рынке долго не было решений в области информационных систем управления, полностью готовых к применению в системе образования. Это обусловлено следующими обстоятельствами: ведущим направлением деятельности образовательного учреждения является учебный процесс, а большинство представленных на рынке систем ориентированы на производство и торговлю. Возможно, это стало одной из причин того, что учебные заведения остаются наименее автоматизированной отраслью. 
 
В настоящее время рынок систем автоматизации образовательных учреждений достаточно насыщен и на нем представлены специализированные решения для учебных заведений, которые изначально разрабатывались с учетом российских законов об образовании, специфики процессов образования.
 
Системы автоматизации деятельности учебных заведений (школы, колледжи, ВУЗы и т.п.)
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Программный продукт "КОМКОН:ВУЗ Приемная комиссия + Студенты + Деканат" не является самостоятельной программой. Для его работы необходимо наличие установленной платформы "1С:Предприятие 8.1" версии 8.1.11.67 (и более поздних). 
 
 
 
 
 
 
 
Критерии выбора систем автоматизации деятельности (систем электронного документооборота - СЭД) учебных заведений 
 
При выборе данных систем учреждения должны самостоятельно найти решение, по максимуму удовлетворяющее различным требованиям. Можно выделить основные критерии,  которые учебные заведения должны  рассмотреть при выборе систем управления документами и процессами.  
 
1. Обеспечение функциональности 
 
Полная функциональность СЭД может заинтересовать только крупные учебные заведения и вряд ли будет востребована филиалами. Поэтому предпочтение должно быть оказано поставщикам, предлагающим модульный принцип лицензирования системы, т.е можно выбрать модули, которые предназначены для решения задач конкретного образовательного учреждения. СЭД для учебных заведений состоят из множества модулей, которые, как правило, подразделяются либо по основным процессам управления учебной и научной деятельностью высшего учебного заведения (например,  управление контингентом учащихся; успеваемость; нагрузка преподавателей; расписание) либо по  ключевым подразделениям учреждения (например, деканат; отдел кадров; приемная).    
 
2. Масштабируемость 
 
Система должна быть масштабируемой. Это важный фактор при выборе СЭД для многофилиальных учебных заведений – обеспечение масштабирования системы и стабильной работы с системой электронного документооборота удаленных филиалов. Увеличение размеров системы, связанное с ростом количества пользователей, территориальным распределением рабочих мест не должно нарушать работоспособность и снижать время реакции на действия пользователей.  
 
3. Открытость 
 
Должна быть предусмотрена возможность дополнительного наращивания функций системы при дальнейшей эксплуатации. Желательно, чтобы программное обеспечение было с открытым кодом, что позволит пользователю самостоятельно расширять свои функциональные возможности.  Система должна допускать способность к интеграции в свою среду новых, в том числе заимствованных информационных систем и подсистем, например 1С: бухгалтерия, кадровой системой и т.д. Также в учебных заведениях может использоваться своя программа тестирования учащихся, отличная от той, которую предлагает система.   
 
Примечание: Открытое программное обеспечение (англ. open source software) — это программное обеспечение с открытым исходным кодом. То есть исходный код таких программ доступен для просмотра, изучения и изменения, что позволяет помочь в доработке самой открытой программы, а также использовать код для создания новых программ и исправления в них ошибок — через заимствование исходного кода, если это позволяет лицензия, или изучение использованных алгоритмов, структур данных, технологий, методик и интерфейсов (поскольку исходный код может существенно дополнять документацию, а при отсутствии таковой сам служит документацией).  
 
4. Безопасность и надежность 
 
При объединении существующих информационных систем в единое информационное пространство необходимо обеспечить разграничение прав доступа к документам между администрацией, преподавателями и учащимися (студентами).  Необходимо обращать внимание на техническую поддержку при внедрении и эксплуатации продукта. Качественная техподдержка предполагает, что поставщик СЭД предоставляет все возможные средства для всестороннего изучения работы системы и оказания услуг по консультированию пользователей и оперативному устранению замеченных ошибок. 
 
Компонентами эффективной техподдержки являются:
-   бесплатная (или условно бесплатная) демо-версия системы;
-   демонстрационные и/или обучающие ролики по работе пользователей с системой;
-   подробная документация на продукт с локализацией на родной язык пользователей;-   форум технической поддержки.
-   Прочие он-лайн сервисы и традиционная телефонная поддержка пользователей.
 
Кроме того, при любых сбоях в программе, когда  СЭД  становится недоступной и пользователи не могут продолжать работу, должна быть предусмотрена возможность восстановления СЭД.  
 
5. Доступность  и удобство в использовании 
 
Нельзя забывать о том, что социальные и психологические факторы являются одним из препятствий к внедрению СЭД.  Сопротивление сотрудников нововведениям - известная психологическая проблема в управлении. Поэтому программа должна иметь простой интерфейс, чтобы снизить временные и финансовые затраты на обучение сотрудников. Важно, чтобы система была интуитивно понятной.   
 
6. Соответствие стандартам и законодательным актам 
 
Система  обязательно должна соответствовать законодательным и нормативным требованиям на международном, государственном и отраслевом уровнях. В СЭД должны соответствовать стандартам как аппаратное, так и  программное обеспечение. Подтверждением качества программ, т.е. отсутствия дефектов в программном продукте, может стать наличие сертификата.  
 
Для программных решений, которые используются в сфере образования, существует система добровольной сертификации "ИНФОРМИКАСЕРТ" (зарегистрирована Федеральным  агентством  по техническому регулированию и метрологии регистрационный № РОСС RU.B612.04ИЦ00 от 17.12.2009 года). Данная система создана для подтверждения соответствия персонала, продукции и услуг в сфере образования и науки требованиям действующего законодательства, национальным стандартам, государственным образовательным стандартам, нормативным документам Министерства образования и науки Российской Федерации, условиями договоров, и других документов, принятых в Системе. Но такие системы в настоящее  время практически не востребованы.    
 
7. Срок работы оборудования и хранения информации 
 
При долгосрочном хранении электронных документов возникают три группы рисков:  
-   Устаревание носителей информации;
-   Устаревание оборудования;
-   Устаревание форматов. 
 
Чтобы избежать потери информации из-за устаревания носителей информации и оборудования должна быть предусмотрена возможность хранения нескольких копий каждого документа. В случае, когда одна из копий содержит невосстановимые ошибки, она подлежит замене, также подлежит замене оборудование и носители информации. Поставщики СЭД должны предлагать носители и оборудование, которые имеют продолжительный срок службы, при этом надо помнить, что "лидеры рынка" могут быть лучше по сравнению с новыми и самыми современными средствами. Устаревание форматов – одна из основных проблем хранения информации, так как ни один из форматов электронных документов не может считаться универсальным для длительного архивного хранения, поскольку довольно быстро меняются техника, технологии и программное обеспечение. СЭД должна поддерживать формат ODF, согласно ГОСТ Р ИСО/МЭК 26300-2010. Данный стандарт позволяет выстроить нормативную базу для создания электронных архивов, чтобы обеспечить долгосрочное хранение электронных документов, существующих на правах подлинника.     
 
Также важным критерием является совокупная стоимость владения. Как правило, в полную совокупную стоимость владения системой входят:
-   стоимость серверной части, реализующей бизнес-логику системы;
-   стоимость клиентских рабочих мест;
-   стоимость хранилища данных;
-   стоимость внедрения и технической поддержки во время эксплуатации;
-   стоимость продуктов сторонних разработчиков, интегрированных с данной системой документооборота.
-   стоимость реализации дополнительных функций (по выбору заказчика).      
 
 
 
Итак, при выборе СЭД для внедрения в конкретном учебном заведении, необходимо предпринять ряд следующих шагов:
 
1.     Сделать сравнительный анализ функциональности СЭД, наиболее полно соответствующим требованиям учреждения.
 
2.     Оценить совокупную стоимость владения выбранных систем, обратить внимание на стоимость программного обеспечения сторонних разработчиков, необходимого для интеграции с данной СЭД.
 
3.     Изучить схемы лицензирования, предлагаемые поставщиками СЭД, и выбрать наиболее оптимальные для себя варианты.
 
4.     Ознакомиться с комплексом услуг по оказанию технической поддержки, оценить самого поставщика СЭД по заявленным им внедрениям.
 
5.     Если есть возможность – установить демо-версию системы, изучить демонстрационные материалы (видеоролики), предлагаемые поставщиками СЭД.
 
6.     Выделить функциональные возможности анализируемых систем, которые являются критически важными с точки зрения законодательства, совместимости с установленным ПО, удобства работы сотрудников и т.п.     
 
 
 
Дополнительные ссылки:
 
 
 
 
Источники:
 
Спецификации MoReq-2 «Типовые требования к автоматизированным системам электронного документооборота»
 
 
 
Просмотров: 11720 / Добавил: Buka / Дата: 05.12.2016 / Комментарии 2
Всего комментариев: 2
1 bond09jim (25.06.2015 06:11) Спам
Я считаю, что в школы уже давно пора было внедрить СЭД, и отменить рукописные журналы и планы уроков, ведь вот смотришь на http://www.docsvision.com/ - университеты активно внедряют СЭД. Пора и среднему образованию обратиться к инновациям.

2 Buka (29.06.2015 16:14)
К сожалению,  школам еще далеко до внедрения СЭД. Даже в Управлениях образования и департаментах образования до сих работают по старинке: документы создаются в Word, регистрируются в обычных бумажных журналах.

Добавлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи.
[ Регистрация | Вход ]